Contratar um funcionário é um dos compromissos mais importantes para qualquer empresário, mas também é uma das responsabilidades que pode gerar custos significativos para a empresa. Além do salário acordado, o empregador deve arcar com uma série de encargos trabalhistas e tributários que variam conforme o regime tributário da empresa.
Neste post, vamos detalhar os custos de contratação de um funcionário para uma empresa no Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido, levando em conta os encargos e tributos incidentes. Vamos analisar os custos de dois exemplos de funcionários com salários de R$ 2.000,00 e R$ 5.000,00 mensais.
1. Custos de Contratação para uma Empresa Simples Nacional
No Simples Nacional, a empresa tem uma tributação simplificada, onde os tributos são pagos de forma unificada, incluindo tanto os impostos federais quanto estaduais e municipais. No entanto, mesmo com a simplificação, o empresário deve pagar os encargos trabalhistas obrigatórios, como INSS, FGTS e outros benefícios.
Aqui está uma tabela com os custos aproximados de contratar um funcionário com salários de R$ 2.000,00 e R$ 5.000,00:
1. Custos de Contratação para Empresa no Simples Nacional
| Encargos/Impostos | Salário R$ 2.000,00 | Salário R$ 5.000,00 |
|---|---|---|
| Salário Bruto | R$ 2.000,00 | R$ 5.000,00 |
| INSS (Desconto do Funcionário – 8%) | R$ 160,00 | R$ 400,00 |
| IRRF | Isento (R$ 0,00) | R$ 142,80 |
| FGTS (8%) | R$ 160,00 | R$ 400,00 |
| 13º Salário (1/12 do salário) | R$ 166,67 | R$ 416,67 |
| Férias (1/12 do salário) | R$ 166,67 | R$ 416,67 |
| Vale Transporte (6% do salário) | R$ 120,00 | R$ 300,00 |
| Vale Alimentação (R$ 30/dia x 22 dias) | R$ 660,00 | R$ 660,00 |
| Total de Custos para a Empresa | R$ 3.773,34 | R$ 8.893,34 |
2. Custos de Contratação para Empresas no Lucro Real e Lucro Presumido
2.1. Regime de Lucro Presumido (Sem Fator R)
Se a empresa não atingir o Fator R de 28%, ela pagará 20% de INSS patronal.
| Encargos/Impostos | Salário R$ 2.000,00 (Lucro Presumido) | Salário R$ 5.000,00 (Lucro Presumido) |
|---|---|---|
| Salário Bruto | R$ 2.000,00 | R$ 5.000,00 |
| INSS Patronal (20%) | R$ 400,00 | R$ 1.000,00 |
| INSS (Desconto do Funcionário – 8%) | R$ 160,00 | R$ 400,00 |
| IRRF | Isento (R$ 0,00) | R$ 142,80 |
| FGTS (8%) | R$ 160,00 | R$ 400,00 |
| 13º Salário (1/12 do salário) | R$ 166,67 | R$ 416,67 |
| Férias (1/12 do salário) | R$ 166,67 | R$ 416,67 |
| Vale Transporte (6% do salário) | R$ 120,00 | R$ 300,00 |
| Vale Alimentação (R$ 30/dia x 22 dias) | R$ 660,00 | R$ 660,00 |
| Total de Custos para a Empresa | R$ 3.813,34 | R$ 9.933,34 |
2.2. Regime de Lucro Presumido (Com Fator R)
O Fator R é um mecanismo utilizado para determinar a alíquota do INSS patronal nas empresas optantes pelo regime de Lucro Presumido. Ele foi criado com o objetivo de beneficiar as empresas que possuem uma maior relação de despesas com pessoal em relação à sua receita bruta, incentivando as que investem mais em sua força de trabalho. O cálculo do Fator R é feito através da fórmula: Despesas com PessoalReceita Bruta×100Receita BrutaDespesas com Pessoal×100. Caso o índice obtido seja igual ou superior a 28%, a empresa se beneficia com a redução da alíquota do INSS patronal de 20% para 12%, o que representa uma economia considerável para empresas que empregam uma grande quantidade de colaboradores ou que investem mais em folha de pagamento. Caso o Fator R seja inferior a 28%, a alíquota do INSS patronal será mantida em 20%. Este benefício busca dar competitividade e um incentivo para que empresas que optam por contratar mais funcionários ou pagar melhores salários possam arcar com uma carga tributária mais leve. Para calcular o Fator R, é essencial que a empresa tenha o controle adequado das suas despesas com pessoal e da sua receita brutanos últimos 12 meses, para garantir o direito ao benefício fiscal.
Se a empresa atingir o Fator R de 28% ou mais, ela pagará 12% de INSS patronal.
| Encargos/Impostos | Salário R$ 2.000,00 (Lucro Presumido – Fator R) | Salário R$ 5.000,00 (Lucro Presumido – Fator R) |
|---|---|---|
| Salário Bruto | R$ 2.000,00 | R$ 5.000,00 |
| INSS Patronal (12%) | R$ 240,00 | R$ 600,00 |
| INSS (Desconto do Funcionário – 8%) | R$ 160,00 | R$ 400,00 |
| IRRF | Isento (R$ 0,00) | R$ 142,80 |
| FGTS (8%) | R$ 160,00 | R$ 400,00 |
| 13º Salário (1/12 do salário) | R$ 166,67 | R$ 416,67 |
| Férias (1/12 do salário) | R$ 166,67 | R$ 416,67 |
| Vale Transporte (6% do salário) | R$ 120,00 | R$ 300,00 |
| Vale Alimentação (R$ 30/dia x 22 dias) | R$ 660,00 | R$ 660,00 |
| Total de Custos para a Empresa | R$ 3.813,34 | R$ 9.433,34 |
Considerações Finais
- Simples Nacional: A empresa paga um único valor por meio do Simples, que já engloba todos os tributos, incluindo o INSS patronal. O custo total de contratação é mais simples de ser calculado, sem a necessidade de contribuições separadas para o INSS.
- Lucro Real e Lucro Presumido: Se a empresa está no Lucro Presumido e atinge o Fator R, o INSS patronal pode ser reduzido de 20% para 12%. Caso contrário, a empresa pagará 20% de INSS patronal.
A contratação de funcionários envolve diversos custos, além do salário, como os encargos sociais e benefícios obrigatórios. Mesmo que o regime tributário da empresa varie (Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido), o custo com o funcionário em termos de encargos trabalhistas e benefícios, como vale transporte e vale alimentação, é o mesmo.
Se você é um empresário, é essencial que planeje esses custos de forma detalhada para garantir que sua empresa esteja preparada para os custos operacionais. Manter uma boa saúde financeira passa por entender todos os custos associados à contratação de colaboradores, além de otimizar a carga tributária de sua empresa para garantir um fluxo de caixa mais equilibrado.
Sempre consulte um contador especializado para ter certeza de que sua empresa está cumprindo todas as obrigações legais e maximizando sua eficiência tributária.
